L'importanza del fascicolo informatico

Il fascicolo informatico è il fulcro della digitalizzazione completa del sistema processuale, del passaggio definitivo dalla carta ai bit, indispensabile in una moderna concezione dell'attività di ogni pubblica amministrazione, compresa quella che attiene alla gestione della domanda di giustizia.
E' un processo organizzativo che nasce da lontano, ma che ancora fatica a vedere la sua definitiva e, soprattutto, condivisa, realizzazione.
La normativa che apre la strada all'informatizzazione della Pubblica Amministrazione è dei primi anni '90 e, nel mondo della giustizia, il fascicolo informatico fa la sua comparsa con il DPR n° 123 del 13/02/2001, “Regolamento recante disciplina sull'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile ….”, emanato sulla scorta del D.Lgs. 12/02/1993, n° 39, recante norme di materia di sistemi informativi automatizzati delle pubbliche amministrazioni che, all'art. 16, comma 1 e 8, demandava al governo l'emanazione ex art. 17, comma 1, L. 400/1988, di regolamenti volti ad individuare le particolari modalità di applicazione del decreto in relazione all'Amministrazione della giustizia.
L'art. 12 del DPR 123/2001 dispone che la cancelleria procede alla formazione informatica del fascicolo d'ufficio, che contiene gli atti del processo come documenti informatici ovvero le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati su supporto cartaceo. Anche i documenti probatori offerti in comunicazione o prodotti dalle parti o comunque acquisiti al processo sono inseriti nel fascicolo informatico, e ove siano su supporto cartaceo, il cancelliere provvede all'inserimento delle relative copie informatiche.
Questa norma mostra come il concetto a base della prima disciplina del processo telematico fosse la completezza del fascicolo informatico, all'interno del quale era previsto che confluissero, in un modo o nell'altro, tutti gli atti ed i documenti comunque e da chiunque prodotti.
Ed, in effetti, solo con un fascicolo informatico completo di tutto il contenuto documentale, di un qualsiasi procedimento, si ottengono tutti i benefici connessi alla dematerializzazione: immediata disponibilità delle informazioni, delocalizzazione, decongestionamento delle cancellerie, migliore utilizzazione del personale di cancelleria, possibilità di attivare forme di conservazione utili alla gestione del fascicolo in ogni fase, stato e grado del giudizio.
Tale centralità del fascicolo informatico non era scalfita dalla previsione dell'ultimo comma dell'art. 12 in esame, che dispone espressamente che non viene eliminato l'obbligo della formazione del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo. Tale disposizione, infatti, dà per scontata la prevalenza di quello telematico sul supporto analogico e ribadisce la centralità del primo sul secondo.
La normativa successiva riprende l'argomento con il DM 44/2011 (art. 9) e le disposizioni del provvedimento del Direttore dei sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia emanato il 14/04/2014 (art. 11).
Entrambe le disposizioni ribadiscono che nel fascicolo informatico sono contenuti “gli atti, i documenti, gli allegati, le ricevute di posta elettronica certificata e dati del procedimento … da chiunque formati, ovvero le copie informatiche dei medesimi atti quando siano depositati su supporto cartaceo”. E poiché l'art. 9 comma 3 del DM 44/2011 sancisce l'equivalenza della tenuta e conservazione del fascicolo informatico a quelle su supporto cartaceo, sembra essere venuta meno anche la necessità di formare quest'ultimo, prevista dall'art. 12 DPR 123/2001.-
Quello che è certo è che le cancellerie dovrebbero essere organizzate in modo tale da rendere agevole e funzionale la trasformazione in documenti informatici di tutto ciò che viene depositato in formato analogico che, dopo il DL 83/2015, riguarda esclusivamente la costituzione in giudizio delle parti, tuttora solo facoltativamente telematica.
In questa operazione di formazione completa del fascicolo informatico l'avvocatura ed il personale delle cancellerie dovrebbero agire in sintonia, sì da facilitare il raggiungimento di un obiettivo capace di generare vantaggi per entrambe le categorie, alcuni dei quali sono stati elencati in precedenza. Così, nelle realtà meno attrezzate degli strumenti tecnici necessari, l'avvocato che si costituisce analogicamente potrebbe fornire, in sede di deposito analogico, anche un supporto contente le copie informatiche dei documenti prodotti, sì da agevolare il loro inserimento nel fascicolo informatico da parte del personale di cancelleria. Oppure potrebbe provvedere al successivo deposito telematico, una volta avuto il numero di ruolo del procedimento.
Quanto più le cancellerie saranno sgravate da attività di sportello, tanto più si potrebbero organizzare piani di digitalizzazione del pregresso, acquisendo nei fascicoli informatici tutto ciò che è stato depositato su supporto cartaceo in tempi precedenti l'avvento del processo telematico. Si eviterebbe così il disagio derivante dalla gestione di fascicoli ibridi che, specie nel passaggio nei vari gradi di giudizio, non pochi problemi creano agli avvocati, divisi fra il ritiro materiale dei fascicoli di carta e la stampa di ciò che è stato depositato telematicamente con dubbi ed incertezze sulla eventuale necessità di attestazioni di conformità e quant'altro connesso al diverso “stato” di atti e documenti di causa.
La ricostruzione della normativa rilevante in materia di fascicolo informatico, effettuata al fine di evidenziare come appaia obbligatoria la completezza della sua composizione, qualunque sia il supporto utilizzato per il deposito di atti e documenti, è partita dal DPR 123/2001 in quanto non è per nulla scontato che lo stesso non conservi una sua efficacia, nonostante l'espressa previsione, nel preambolo del DM 44/2011, della sostituzione di quella disciplina con le attuali regole tecniche.
Avendo riguardo alla disciplina delle fonti (su cui V. Giuseppe Vitrani nel sito Il Caso.it in http://www.ilcaso.it/articoli/dpc.php?id_cont=432.php), infatti, il decreto ministeriale si pone in subordine rispetto al DPR, potendo vantare una forza pari alla legge che lo autorizza, solo ove si ponga come fonte regolamentare dell'intera materia demandata dalla legge.
La questione è controversa ed è il frutto di una normazione stratificata e non sempre omogenea che, si spera, verrà riordinata in sede di riforma del processo civile (anche telematico) di cui al Ddl 2953 recentemente approvato alla Camera dei Deputati ed attualmente in fase di esame e discussione avanti al Senato della Repubblica.
Peraltro, la ultrattività delle norme di cui al DPR 123/2001 sembra confermata dal preambolo al Dpcm 16/02/2016, n° 40, “Regolamento recante le regole tecnico-operative per l'attuazione del processo amministrativo telematico”, adottata dopo aver “Visto”, fra gli altri, anche il provvedimento in questione.
Ulteriore speranza è che in sede di riordino della normativa sul processo telematico venga definitivamente disciplinata anche la fase della conservazione del fascicolo informatico che, pur ricondotta sotto l'egida dell'art. 41 del D.Lgs. 07/03/2015, n° 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale – CAD) dall'art. 11 del provvedimento DGSIA 14/04/2014, non sembra ancora rispettare i principi di cui agli artt, 43 e 44 CAD (a cui rinvia l'art. 41) e delle relative regole tecniche di cui al dpcm 03/12/2013 e al dpcm 13/11/2014 (su cui V. Giuseppe Vitrani: http://www.ilcaso.it/articoli/786.pdf).

Come detto, il completamento di questo processo consentirebbe la miglior gestione delle informazioni e dei documenti presenti nel fascicolo.