Il fascicolo informatico è il
fulcro della digitalizzazione completa del sistema processuale, del passaggio
definitivo dalla carta ai bit, indispensabile in una moderna concezione
dell'attività di ogni pubblica amministrazione, compresa quella che attiene
alla gestione della domanda di giustizia.
E' un processo organizzativo
che nasce da lontano, ma che ancora fatica a vedere la sua definitiva e,
soprattutto, condivisa, realizzazione.
La normativa che apre la
strada all'informatizzazione della Pubblica Amministrazione è dei primi anni
'90 e, nel mondo della giustizia, il fascicolo informatico fa la sua comparsa
con il DPR n° 123 del 13/02/2001, “Regolamento recante disciplina sull'uso di
strumenti informatici e telematici nel processo civile ….”, emanato sulla
scorta del D.Lgs. 12/02/1993, n° 39, recante norme di materia di sistemi
informativi automatizzati delle pubbliche amministrazioni che, all'art. 16,
comma 1 e 8, demandava al governo l'emanazione ex art. 17, comma 1, L.
400/1988, di regolamenti volti ad individuare le particolari modalità di
applicazione del decreto in relazione all'Amministrazione della giustizia.
L'art. 12 del DPR 123/2001
dispone che la cancelleria procede alla formazione informatica del fascicolo
d'ufficio, che contiene gli atti del processo come documenti informatici ovvero
le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati su
supporto cartaceo. Anche i documenti probatori offerti in comunicazione o
prodotti dalle parti o comunque acquisiti al processo sono inseriti nel
fascicolo informatico, e ove siano su supporto cartaceo, il cancelliere
provvede all'inserimento delle relative copie informatiche.
Questa norma mostra come il
concetto a base della prima disciplina del processo telematico fosse la
completezza del fascicolo informatico, all'interno del quale era previsto che
confluissero, in un modo o nell'altro, tutti gli atti ed i documenti comunque e
da chiunque prodotti.
Ed, in effetti, solo con un
fascicolo informatico completo di tutto il contenuto documentale, di un
qualsiasi procedimento, si ottengono tutti i benefici connessi alla
dematerializzazione: immediata disponibilità delle informazioni, delocalizzazione,
decongestionamento delle cancellerie, migliore utilizzazione del personale di
cancelleria, possibilità di attivare forme di conservazione utili alla gestione
del fascicolo in ogni fase, stato e grado del giudizio.
Tale centralità del fascicolo
informatico non era scalfita dalla previsione dell'ultimo comma dell'art. 12 in
esame, che dispone espressamente che non viene eliminato l'obbligo della
formazione del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo. Tale disposizione,
infatti, dà per scontata la prevalenza di quello telematico sul supporto
analogico e ribadisce la centralità del primo sul secondo.
La normativa successiva
riprende l'argomento con il DM 44/2011 (art. 9) e le disposizioni del
provvedimento del Direttore dei sistemi informativi automatizzati del Ministero
della giustizia emanato il 14/04/2014 (art. 11).
Entrambe le disposizioni
ribadiscono che nel fascicolo informatico sono contenuti “gli atti, i
documenti, gli allegati, le ricevute di posta elettronica certificata e dati
del procedimento … da chiunque formati, ovvero le copie informatiche dei
medesimi atti quando siano depositati su supporto cartaceo”. E poiché
l'art. 9 comma 3 del DM 44/2011 sancisce l'equivalenza della tenuta e
conservazione del fascicolo informatico a quelle su supporto cartaceo, sembra
essere venuta meno anche la necessità di formare quest'ultimo, prevista
dall'art. 12 DPR 123/2001.-
Quello che è certo è che le
cancellerie dovrebbero essere organizzate in modo tale da rendere agevole e
funzionale la trasformazione in documenti informatici di tutto ciò che viene
depositato in formato analogico che, dopo il DL 83/2015, riguarda
esclusivamente la costituzione in giudizio delle parti, tuttora solo
facoltativamente telematica.
In questa operazione di
formazione completa del fascicolo informatico l'avvocatura ed il personale
delle cancellerie dovrebbero agire in sintonia, sì da facilitare il
raggiungimento di un obiettivo capace di generare vantaggi per entrambe le
categorie, alcuni dei quali sono stati elencati in precedenza. Così, nelle
realtà meno attrezzate degli strumenti tecnici necessari, l'avvocato che si
costituisce analogicamente potrebbe fornire, in sede di deposito analogico,
anche un supporto contente le copie informatiche dei documenti prodotti, sì da agevolare
il loro inserimento nel fascicolo informatico da parte del personale di
cancelleria. Oppure potrebbe provvedere al successivo deposito telematico, una
volta avuto il numero di ruolo del procedimento.
Quanto più le cancellerie
saranno sgravate da attività di sportello, tanto più si potrebbero organizzare
piani di digitalizzazione del pregresso, acquisendo nei fascicoli informatici
tutto ciò che è stato depositato su supporto cartaceo in tempi precedenti
l'avvento del processo telematico. Si eviterebbe così il disagio derivante
dalla gestione di fascicoli ibridi che, specie nel passaggio nei vari gradi di
giudizio, non pochi problemi creano agli avvocati, divisi fra il ritiro
materiale dei fascicoli di carta e la stampa di ciò che è stato depositato telematicamente
con dubbi ed incertezze sulla eventuale necessità di attestazioni di conformità
e quant'altro connesso al diverso “stato” di atti e documenti di causa.
La ricostruzione della
normativa rilevante in materia di fascicolo informatico, effettuata al fine di
evidenziare come appaia obbligatoria la completezza della sua composizione,
qualunque sia il supporto utilizzato per il deposito di atti e documenti, è
partita dal DPR 123/2001 in quanto non è per nulla scontato che lo stesso non
conservi una sua efficacia, nonostante l'espressa previsione, nel preambolo del
DM 44/2011, della sostituzione di quella disciplina con le attuali regole
tecniche.
Avendo riguardo alla
disciplina delle fonti (su cui V. Giuseppe Vitrani nel sito Il Caso.it in
http://www.ilcaso.it/articoli/dpc.php?id_cont=432.php), infatti, il decreto
ministeriale si pone in subordine rispetto al DPR, potendo vantare una forza
pari alla legge che lo autorizza, solo ove si ponga come fonte regolamentare
dell'intera materia demandata dalla legge.
La questione è controversa ed
è il frutto di una normazione stratificata e non sempre omogenea che, si spera,
verrà riordinata in sede di riforma del processo civile (anche telematico) di
cui al Ddl 2953 recentemente approvato alla Camera dei Deputati ed attualmente
in fase di esame e discussione avanti al Senato della Repubblica.
Peraltro, la ultrattività
delle norme di cui al DPR 123/2001 sembra confermata dal preambolo al Dpcm
16/02/2016, n° 40, “Regolamento recante le regole tecnico-operative per l'attuazione
del processo amministrativo telematico”, adottata dopo aver “Visto”, fra
gli altri, anche il provvedimento in questione.
Ulteriore speranza è che in
sede di riordino della normativa sul processo telematico venga definitivamente
disciplinata anche la fase della conservazione del fascicolo informatico che,
pur ricondotta sotto l'egida dell'art. 41 del D.Lgs. 07/03/2015, n° 82 (Codice
dell'Amministrazione Digitale – CAD) dall'art. 11 del provvedimento DGSIA
14/04/2014, non sembra ancora rispettare i principi di cui agli artt, 43 e 44
CAD (a cui rinvia l'art. 41) e delle relative regole tecniche di cui al dpcm
03/12/2013 e al dpcm 13/11/2014 (su cui V. Giuseppe Vitrani: http://www.ilcaso.it/articoli/786.pdf).
Come detto, il completamento
di questo processo consentirebbe la miglior gestione delle informazioni e dei
documenti presenti nel fascicolo.