L’ERRORE NELL’INDICAZIONE DEL NUMERO DI RUOLO

Per un nuovo concetto di atto del processo

Con un recente provvedimento (Ordinanza 12/04/2016, in www.ilcaso.it) il Tribunale di Torino ha ribadito la propria posizione, già espressa con ordinanza del 11/06/2015, che nega la remissione in termini in caso di deposito di una memoria, che venga rifiutata dal cancelliere per errore nell’indicazione del numero di ruolo.

In senso inverso si era, invece, pronunciato il Tribunale di Pescara, con ordinanza del 02/10/2015.

Mentre per il Tribunale di Torino la remissione in termini può essere concessa solo ove l’errore di deposito non sia imputabile alla parte, oppure quando il cancelliere abbia tardivamente lavorato il deposito, in assenza di anomalie dei controlli automatici capaci di mettere in allarme il depositante; per il Tribunale di Pescara la rimessione può concedersi ogniqualvolta l’errore della parte sia tale che, se fosse stato fatto con deposito analogico, il cancelliere avrebbe potuto agevolmente rilevarlo e porvi rimedio. Non è possibile, si argomenta, che, a causa di quello che viene evidenziato come un difetto del sistema informatico (cioè l’incapacità di segnalare un mero errore materiale), il soggetto che compie tale errore sia sanzionato con una decadenza processuale.

Il problema è estremamente rilevante, per le conseguenze che ne possono derivare, ed è evidente come le pronunce difformi si muovano su piani completamente diversi: di ragionamento in puro diritto, quelle di Torino e di interpretazione di buon senso quella di Pescara.

Le ordinanze che hanno negato la rimessione partono dall’analisi delle norme contenute nelle regole e nelle specifiche tecniche di cui al DM 44/2011 e al provvedimento DGSIA 16/04/2014 che, nei limiti in cui disciplinano gli aspetti tecnici ad esse demandate dall’art. 4 del DL 193/2009, assumono la stessa efficacia della norma primaria da cui derivano.

In questo ambito, le norme disciplinano l’atto di parte soggetto a deposito in via telematica, dandone una definizione complessa, connessa alla sua natura di documento informatico destinato ad un preciso scopo (e percorso telematico).

Dagli artt. 11 del DM 44/2011 e 12 del provvedimento DGSIA, emerge che “L’atto del processo in forma di documento informatico” deve rispettare determinati requisiti, fra i quali il formato (PDF testuale) e, oltre altri, essere corredato da un fie xml, che contiene le informazioni strutturate idonee a collocare l'atto stesso nel fascicolo informatico cui si riferisce.

Il file xml, cioè, diventa elemento caratterizzante la natura stessa del documento informatico come atto del processo e la sua assenza o la sua errata compilazione (dovendo contenere le informazioni strutturate utili alla sua corretta collocazione e conservazione) ne determinano l’inidoneità ad essere considerato “atto del processo”, in relazione al fascicolo a cui si riferisce.

Sembra, allora, che possa ben sostenersi che l’atto del processo in forma di documento informatico assuma una natura composita, che ne arricchisce la funzione: non più solo mezzo per veicolare un contenuto giuridicamente rilevante, ma anche strumento di corretta digitalizzazione del fascicolo informatico.

D’altra parte la corretta gestione del fascicolo è compito proprio dell’avvocato, e, in epoca informatica, non può essere considerata estranea all’attività professionale l’idonea formazione dei documenti informatici, così come il dotarsi di strumenti informatici tali da garantire la continuità e la sicurezza dell'accesso agli stessi (ogni possibile riferimento ai recenti problemi dei distretti siciliani è assolutamente voluto).

Ulteriore conseguenza della descritta natura dell'atto processuale informatico è che tanto la sua formazione, come il suo deposito sono espressione di una medesima attività volitiva del soggetto che è chiamato a sottoscrivere non solo l'atto, ma anche il file xml. Ecco, allora, che anche il deposito non è più attività delegabile a terzi, priva di contenuto volitivo autonomo, come affermato da Cass.SS UU  04/03/2009 in relazione al deposito “a mezzo posta”. La necessità, prevista dalle regole e specifiche tecniche (che, si ribadisce, disciplinando un aspetto tecnico della materia -e, quindi, in materia di competenza del ministro o di autorità ad esso sottordinata- hanno valenza di integrazione della norma primaria), di sottoscrivere digitalmente il file utile per la corretta acquisizione nel fascicolo informatico dell'atto del processo come documento informatico, conferisce all'invio/deposito telematico la valenza di un'attività non più solo materiale (delegabile al personale di segreteria o al servizio postale), ma propria del soggetto abilitato esterno che se ne assume la paternità, in uno con il contenuto dell'atto del processo che ha formato.

Come affermato, ad altri fini, dal Tribunale di Vasto con la sentenza del 15/04/2016 (in www.lanuovaproceduracivile.it), queste peculiarità del deposito telematico si riverberano anche sulla forma dell'atto processuale, sulla sua creazione e, ancor di più, sulla sua stessa essenza, dando vita ad uno schema legale tipico che racchiude in un unicum contenuti giuridico argomentativi ed elementi utili alla sua corretta veicolazione in funzione della conoscenza dell'atto da parte del giudice e del rispetto del principio del contraddittorio.

Ecco, allora, che anche l'errore materiale nella indicazione del numero di ruolo del fascicolo assume una valenza del tutto peculiare, forse eccessivamente condizionante, ma fondamentale nella produzione dell'atto del processo come documento informatico, tanto più ove si consideri l'obbligatorietà del deposito di quelli c.d. “endoprocessuali”, in cui tale indicazione (che confluisce come elemento del file xml) assume la natura di dato strutturale ineliminabile per il raggiungimento dello scopo sotteso al deposito.

Se, da un lato, questa rilevanza di un errore materiale (che giustifica le pronunce del Tribunale di Torino) può apparire eccessivamente punitiva, dall'altro obbliga tutti i soggetti abilitati esterni a rendersi conto che è tempo di ragionare nei termini sopra descritti: essere fra questi soggetti impone un cambio di mentalità, passare da categorie concettuali analogiche a quelle digitali. E' vero che l'atto del processo conta e vale per i suoi contenuti giuridici, ma nel momento in cui lo stesso diventa documento informatico, il soggetto deve saper fare i conti anche con il file xml e le informazioni strutturate che con lo stesso veicola. E' un po' come ai tempi dell'utilizzo dei fogli uso bollo, che dovevano avere un certo numero di righe ed avere una forma specifica ai fini dell'applicazione della relativa tassa (e anche oggi se si va a registrare un contratto, i bolli vengono applicati in base alle righe di ciascuna pagina).

L'importanza del file xml e la sua leggibilità (capacità che devono sviluppare i soggetti abilitati esterni) è mirabilmente illustrata in un recente studio pubblicato nel sito della FIIF (Fondazione Italiana per l'Innovazione Forense, presso il CNF),, ove si analizza una decisione del Tribunale di Napoli, che si muove su un piano di ragionamento logico giuridico analogo a quello delle pronunce del Tribunale di Torino: l'errore materiale nell'indicazione del numero di ruolo è imputabile al soggetto che deposita, il quale, con un esame del messaggio di allarme dei controlli automatici (la terza PEC) ha la possibilità, quasi immediata, di verificare la natura dell'errore commesso nella indicazione dei dati rilevanti per la generazione del file strutturato xml.
Ed è proprio questo il denominatore che accomuna le due pronunce: la possibilità del depositante di avvedersi dell'errore in tempi utili per effettuare un nuovo deposito tempestivo, previa correzione del dato sbagliato.

Oltre che con l'attenzione nella compilazione dei vari quadri in sede di composizione della busta telematica e con la capacità di leggere ed interpretare i messaggi conseguenti al deposito (che deve necessariamente essere acquisita, così come la modernità ci ha “imposto” di saper guidare un'automobile), simili errori possono (e debbono, a questo stato dell'evoluzione) essere evitati semplicemente dotandosi di strumenti che, pur comportando un minimo esborso annuale (come le rassegne di giurisprudenza, un'aggiornata biblioteca, il dotarsi di smartphone e tablet dell'ultima generazione/moda), consentono di acquisire direttamente i fascicoli informatici attraverso il Polisweb ed associare il deposito a quel fascicolo, già individuato e contenente le informazioni strutturate (ufficio giudiziario, numero di ruolo, registro, materia ed oggetto) con cui è univocamente (e correttamente?) conservato il fascicolo nei sistemi ministeriali che compongono il dominio giustizia.

GenIus è uno di questi sistemi: grazie al riconoscimento di Astalegale.net S.p.A. come punto di accesso, l'applicativo ha la possibilità di offrire, ed offre, servizi di consultazione, importazione e aggiornamento dei fascicoli dalle cancellerie informatiche.

Una volta importato nel sistema il fascicolo in cui deve essere eseguito il deposito, l'utente potrà limitarsi ad andare direttamente nella scheda dei depositi, ignorando quelle relative ai dati generali, alle parti ed ai difensori, che risulteranno già popolate con le informazioni acquisite (o inserite) dalla cancelleria in sede di iscrizione a ruolo.

Sarà sufficiente caricare l'atto processuale da depositare, gli eventuali allegati e sottoscrivere digitalmente l'atto principale ed il file xml che contribuisce a comporlo e procedere all'invio della relativa PEC.

In questo modo ogni errore di digitazione dei dati rilevanti nella creazione del file xml verrà evitato ed eventuali problemi tecnici evidenziati dai controlli automatici saranno da attribuire ad altre evenienze, magari veramente non attribuibili al soggetto abilitato esterno.