Le attestazioni di conformità

Le attestazioni di conformità sono state al centro dell'attenzione di tutti i soggetti abilitati a certificare la rispondenza di una copia informatica o analogica ad un documento originale, informatico o analogico, rispettivamente, scaricato dal Polisweb o posseduto (detenuto dice la legge) dal professionista, ai sensi degli artt. 16Bis, comma 9bis e 16decies D.L. 179/2012.-

Il potere di attestazione è stato conferito a: 1) difensori; 2) dipendenti di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio; 3) consulenti tecnici; 4) professionisti delegati (alle vendite); 5) curatori; 6) commissari giudiziali.
Non sono stati indicati i commissari liquidatori ed i soggetti che svolgono funzioni in materie di volontaria giurisdizione (amministratori di sostegno, tutori, curatori, nemmeno se soggetti appartenenti ad una categoria in cui è obbligatoria l'iscrizione ad un ordine).

Il potere di certificazione è stato conferito in relazione a due macro categorie di documenti:

  • A) quelli in formato digitale presenti nei fascicoli informatici, o allegati alle comunicazioni telematiche (di cancelleria), dei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi al tribunale ed alle corti di appello, nonché delle procedure esecutive di cui al III libro del cpc e delle procedure concorsuali (che sono i procedimenti indicati nell'art. 16Bis D.L. 179/2012);
  • B) quelli formati su supporto analogico, detenuti in originale o in copia conforme (art. 16decies).

La prima macro categoria si riferisce alle copie analogiche ed a quelle informatiche di: 1) atti processuali di parte; 2) atti processuali degli ausiliari del giudice; 3) provvedimenti del giudice (purché non rientrino fra quelli che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all'ordine del giudice, ex art. 16bis, comma 9bis, ultimo periodo), che siano state estratte con modalità telematiche dai fascicoli informatici attraverso la consultazione dei registri di cancelleria

La seconda si riferisce a: 1) atti processuali di parte; 2) provvedimenti del giudice, che siano in possesso del soggetto abilitato all'attestazione di conformità e che debbano essere depositati con modalità telematiche.

Ulteriori poteri di attestazione di conformità sono stati conferiti ai difensori dei creditori procedenti dall'art. 18 del DL 132/2014 che, modificando gli artt. 518, 543 e 557 cpc, ha previsto che, in sede di iscrizione a ruolo dei relativi procedimenti di espropriazione, vengano depositate le copie conformi del precetto, del titolo esecutivo e del verbale o dell'atto di pignoramento, oltre che della nota di trascrizione nelle espropriazioni immobiliari.
Queste fattispecie rientrano nella macro categoria sub B).

Gli avvocati, poi, erano già dotati di poteri di certificazione per quanto riguarda la copia della procura speciale rilasciata su supporto analogico, nell'ipotesi di costituzione con strumenti telematici (art. 83 cpc, come modificato dall'art. 45, comma 9, lett. c) della L. 69/2009) e dall'art. 9 L. 53/1994, per le ipotesi in cui si dovesse dare la prova in forma analogica della notifica effettuata a mezzo della posta elettronica certificata.

Per quanto riguarda le modalità dell'attestazione di conformità, provvede l'art. 16Undecies del DL 179/2012, introdotto dal DL 83/2015, come convertito in L. 132/2015 che, al comma 3bis, precisa ciò che non poteva essere dubbio, e cioè che in tutte le ipotesi in cui si compia un'attestazione di conformità, il soggetto a ciò abilitato è considerato pubblico ufficiale ad ogni effetto.

L'art. 16Undecies detta le modalità di attestazione delle copie analogiche al comma 1 e delle copie informatiche ai commi 2 e 3.

L'attestazione di conformità delle copie analogiche è inserita in calce o a margine della copia o su foglio separato, congiunto materialmente alla copia. In sostanza si stamperà il contenuto del file scaricato dal fascicolo informatico e si aggiungerà, a penna, a stampa o con un timbro, a margine o in calce dalla copia, la formula di conformità, avendo cura di specificare in numero delle pagine da cui è composta la copia analogica e l'uso a cui è destinata. In alternativa, la formula della conformità sarà scritta o stampata su foglio separato e congiunto materialmente alla copia attestata conforme. Utile, in ogni caso, prevedere la giunzione delle varie pagine con un timbro datario o con quello degli ufficiali giudiziari in caso di notifica.

Per quanto riguarda, invece, l'attestazione di conformità delle copie informatiche, l'intervento legislativo era visto in funzione del superamento delle modalità previste in via generale dal DPCM 14/11/2014 che, dettato a norma dell'art. 71 Dlgs 82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale – CAD), aveva creato non pochi problemi, obbligando gli operatori del processo telematico a familiarizzare con i concetti di funzione di Hash e di riferimento temporale.

In realtà non sembra che le cose siano andate proprio in questo senso e, al proposito si segnalano gli illuminanti chiarimenti dell'Avv. Roberto Arcella, del Foro di Napoli e dell'Avv. Andrea Verona del Foro di Lucca, oltre al documento predisposto dalla FIIF.

Ma, andando con ordine, e tralasciando gli aspetti più tecnici e tecnico-giuridici, l'articolo 16Undecies prevede le consuete (ex DPCM 14/11/2014) due modalità di attestazione: il secondo comma fa riferimento all'attestazione apposta nel medesimo documento informatico da attestare; il terzo comma contempla, in alternativa, la possibilità di apporre l'attestazione su documento informatico separato e l'individuazione della copia a cui si riferisce “ha luogo esclusivamente secondo modalità stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia”.
Precisa, poi, il terzo comma, che se la copia informatica è destinata alla notifica, l'attestazione è inserita nella relazione di notificazione. Conseguentemente, è stato modificato anche il secondo comma dell'art. 3Bis della L. 53/1994 che prevede ora che, quando l'atto da notificare a mezzo PEC sia un documento analogico, l'avvocato ne estrae copia informatica (generalmente per immagine) e ne attesta la conformità secondo le modalità di cui al 3° comma dell'art. 16Undecies.

La prima modalità non presenta particolari problemi pratici, essendo sufficiente utilizzare lo strumento “Compila e firma” presente nell'ultima versione di Adobe Reader DC ed inserire il testo dell'attestazione all'interno del file, avendo cura di firmarlo digitalmente dopo la modifica.

La disciplina della seconda modalità (attestazione su documento informatico separato), ha avuto il suo completamento con la pubblicazione nel PST (Portale dei Servizi Telematici) del decreto 28/12/2015 del Direttore DGSIA, che ha modificato le specifiche tecniche di cui al provvedimento 16 Aprile 2014, introducendo l'art. 19ter che, limitando l'analisi ai casi di deposito e di notifica telematica, ha svincolato l'operatore dall'utilizzo della funzione di Hash per collegare il documento attestato con quello contenente l'attestazione.
In queste casi, infatti, è sufficiente indicare nell'attestazione “una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonché il relativo nome del file”.
Il documento che contiene l'attestazione, poi, dovrà essere sottoscritto digitalmente (e non anche il documento attestato).

Circa il contenuto delle attestazioni, posto che, in qualità di pubblici ufficiali, sarebbe più che sufficiente limitarsi a scrivere “E' copia conforme”, sia nelle copie analogiche, sia in quelle informatiche attestate a noma del 2° comma, se proprio si vogliano utilizzare formule più complesse, il consiglio è di limitarsi quanto più possibile all'essenziale, senza inserire tutti i riferimenti normativi inerenti la specifica fattispecie di attestazione che, essendo intervenuti a più riprese, occuperebbero un numero di righe di testo tale da scoraggiarne la lettura.

Per consentire l'attestazione di conformità su documento informatico separato, in GenIus è stata inserita una nuova “Tipologia documento” fra quelli che possono essere allegati in fase di creazione della busta (che ora sono, oltre all'allegato semplice, l'attestazione di conformità, la ricevuta di accettazione e quella di consegna)

Il documento di attestazione dovrà essere formato all'esterno del sistema GenIus e successivamente caricato per essere inserito all'interno della busta telematica da depositare.
Poiché il Ministero ha rilasciato uno specifico schema (xsd) per la realizzazione di questa tipologia di documento, che deve riportare nel corpo del file xml l'indicazione dei documenti che vengono attestati, si dovrà aver cura di caricare prima i documenti da attestare e poi il tipo “Attestazione di conformità” così da rendere possibile l'associazione fra il documento di attestazione a quelli da attestare.

Caricata l'attestazione di conformità, si dovrà selezionare, con il segno di spunta, il file o i files dei documenti da attestare.

Successivamente, GenIus ci mostrerà il documento di attestazione con un simbolo sulla destra, per indicare che quel file sarà sottoposto alla procedura di firma digitale:

Terminata la procedura di apposizione della firma, troveremo l'attestazione firmata ed il file relativo con l'estensione .p7m

Perugia, 26 Febbraio 2016
Avv. Stefano Bogini