CONSERVAZIONE DEI MESSAGGI PEC

Uno dei problemi che deve affrontare il professionista che effettui depositi in via telematica nei fa­scicoli di cancelleria o, per gli avvocati, effettui notifiche in proprio a mezzo PEC, è la corretta con­servazione dei messaggi di invio, e delle ricevute di accettazione e di consegna dei messaggi stessi.

La prassi, adottata da molti, di stampare tutte le evidenze informatiche in questione, se da un lato dà sicurezza psicologica di avere in mano ciò che serve, dall'altro (oltre a concorrere alla compromis­sione del patrimonio forestale mondiale) è del tutto fuorviante ed inutile, frutto dell'abitudine a ge­stire fascicoli esclusivamente analogici/cartacei.
Si tratta, quindi, di adeguare la mentalità e la modalità di lavoro alla considerazione del fascicolo informatico, in cui ciò che conta sono i files e non la rappresentazione del loro contenuto su carta.
Così come la firma digitale non consiste nella coccardina e nella stringa di informazioni a fianco delle copie che scarichiamo dal Polisweb, così i messaggi di posta elettronica non sono la loro rap­presentazione analogica (stampa), ma solo ed esclusivamente i relativi files.

I messaggi di PEC, come tutti gli altri files, possono essere salvati all'interno del computer (o, co­munque nei dispositivi di archiviazione utilizzati) con gli appositi comandi che si trovano, sia nei programmi client di gestione della posta elettronica (Live mail, Thunderbird …), sia utilizzando le pagine internet dei fornitori (modalità webmail).
E' sufficiente utilizzare i comandi “salva” o “salva come” o “salva con nome” e scaricare il relativo file nel supporto di memorizzazione utilizzato.
Salvando da webmail o da Thunderbird, il file salvato avrà un'estensione .eml, mentre con altri client avrà un'estensione .msg: in ogni caso, è bene controllare che l'estensione del file sia una di queste: .eml oppure .msg.

La corretta conservazione dei messaggi è indispensabile quando sorga l'esigenza di fornire la prova dell'avvenuto invio e ricezione del messaggio: sia che si tratti di una diffida stragiudiziale, sia di una notifica o di un deposito, la prova dello svolgimento dell'attività di messaggistica dovrà essere fornita, non certo depositando o esibendo la stampa dei messaggi, ma solo ed esclusivamente le relative evidenze informatiche.
E per rendere possibile una simile dimostrazione in sede processuale, le specifiche tecniche emanate dalla DGSIA (Direzione Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati) il 16/04/2014 hanno inserito all'art. 13 i formati .eml e .msg fra quelli allegabili alla busta informatica con cui vengono effettuati i depositi telematici.

Il deposito degli atti notificati a mezzo posta elettronica certificata avviene, ai sensi dell'art. 19 bis, 5° comma, del provvedimento DGSIA, inserendo l'atto notificato all'interno della busta telematica e, come allegati, la ricevuta di accettazione e quella di avvenuta consegna relativa ad ogni destinatario. Queste ricevute, in particolare, non saranno trasmesse come allegati semplici, ma utilizzando il tipo atto specifico presente nei redattori, con indicazione dell'indirizzo PEC del destinatario, il codice fiscale ed il registro da cui l'indirizzo è stato estratto.

Mai, quindi, dovrà depositarsi la scansione della stampa dei messaggi di posta elettronica certificata, con conseguente inutilità dell'operazione di stampa, da sostituire con quella di memorizzazione e salvataggio dei files dei messaggi.

Peraltro, utilizzando Genius e configurando in esso la PEC comunicata al Reginde, tutte le ricevute relative ai depositi sono conservate all'interno del fascicolo personale al quale attengono.
Nonostante l'utilità di tale forma di conservazione, questa non garantisce quella a norma dell'art. 44 del CAD, applicabile ai privati ai sensi dell'art. 2, 3° comma, CAD (http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione) e su cui si veda Giuseppe Vitrani in http://www.pergliavvocati.it/blog/2015/02/28/il-processo-civile-telematico-e-la-conservazione-documentale-i-rischi-di-una-relazione-mai-nata-avv-giuseppe-vitrani/ .

A breve, anche le notifiche in proprio a mezzo PEC saranno possibili attraverso l'applicativo, che consentirà la corretta conservazione delle relative ricevute, anche ai fini del loro deposito.

Perugia, 18 Gennaio 2016
Avv. Stefano Bogini