L'importanza della manutenzione della casella di posta elettronica certificata.

L'art. 20 del DM 44 del 21/02/2011 impone al soggetto abilitato esterno di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata che disponga di uno spazio disco minimo di 1 Gigabyte, ai sensi dell'art. 21 delle specifiche tecniche DGSIA del 14/04/2014. 

Il 5° comma dello stesso art. 20 impone al soggetto abilitato esterno di dotarsi di un servizio automatico di avviso dell'imminente saturazione della propria casella PEC e, soprattutto, di verificare la effettiva disponibilità dello spazio disco a disposizione.

Avere sufficiente spazio disco a disposizione influisce sulla possibilità di effettuare depositi per via telematica e notifiche a mezzo PEC.

Accade, infatti, che, in caso di spazio insufficiente, perché la casella di posta è satura  (in genere i servizi mostrano un contatore che indica la percentuale di spazio utilizzata, che rende agevole il controllo), il sistema non consenta il deposito o l'invio del messaggio ai fini di notifica.

Nel primo caso, il soggetto abilitato esterno che tenti un deposito avendo esaurito lo spazio della propria casella PEC (Genius, in questi casi segnala l'errore e non consente l'invio) riceverà una segnalazione dai controlli automatici (3^ PEC) di errore E0606, messaggio non riconosciuto, deposito rifiutato dal sistema. 

Questo tipo di esito dei controlli automatici è giustificato dal fatto che, in mancanza di spazio di archiviazione, il sistema elimina dal messaggio indirizzato alla cancelleria il file atto.enc allegato ad esso che, in mancanza di capienza non può essere ospitato e conservato all'interno della casella di PEC. In tal modo, il gestore di posta elettronica del Ministero, abilitato a ricevere solo messaggi che abbiano allegato un file del tipo atto.enc, non riconoscerà quello pervenuto privo dell'allegato e lo scarterà impedendo il perfezionamento del deposito.

La circostanza è, poi, verificabile analizzando la ricevuta di avvenuta consegna (RdAC) di un simile messaggio che troveremo all'esito dell'invio e che, pur essendo del tipo “completa”, riporterà l'assenza del file atto.enc che era stato allegato in sede di creazione del messaggio stesso. Pur non avendo avuto modo di riscontrarlo, un simile inconveniente dovrebbe incontrarsi anche in caso di invio di un messaggio ai fini di una notifica ex art. 3bis della L. 53/1994.

In questa ipotesi, i rischi che si corrono sono anche maggiori in quanto non ci sarà un controllo automatico a mettere in guardia l'avvocato notificante, che rischia così di trovarsi a dover fronteggiare un'eccezione di inesistenza della notifica per assenza degli allegati che credeva di aver inviato.

Per quanto riguarda i depositi, il problema può essere aggirato effettuando l'invio con la PEC di qualche altro soggetto abilitato esterno a cui spedire il file atto.enc; il sistema, infatti, non richiede più la corrispondenza fra il titolare della firma digitale contenuta nel file e quello della casella di posta elettronica certificata che procede all'invio (in effetti dalla consolle della cancelleria la PEC del mittente non è visibile). 

Rimane il fatto che una casella di posta elettronica satura non è in grado di ricevere le comunicazioni di cancelleria e le eventuali notifiche di cui il soggetto può essere destinatario, con tutti i problemi del caso. 

E' necessario, quindi, in queste ipotesi, creare spazio nella propria casella, o acquistandone ulteriore, rispetto al Gigabyte che tutti i fornitori mettono a disposizione normalmente, oppure svuotando la casella dalle mail la cui conservazione non sia necessaria o richiesta.

E' bene ricordare, infine, che la giurisprudenza ha già sancito il principio (ricavabile dalla normativa richiamata nelle premesse) che “… ogni avvocato … (ma l'osservazione vale per ogni per ogni soggetto abilitato esterno -ndr) diventa il solo responsabile della gestione della propria PEC e non può invocare malfunzionamenti della stessa per contestare irregolarità di notifica ...” (in tal senso Cass. 15070/2014, richiamata da Corte d'Appello Bologna, Sentenza n° 1826/2015 del 03/11/2015).- 

Da ultimo, sembra opportuno invitare a valutare l'opportunità di servirsi della posta elettronica certificata attraverso l'utilizzo dei programmi di gestione client (Thunderberd, Mail, Outlook express…) che consentono di scaricare in locale i messaggi, configurandoli in modo da trasferire gli stessi dai server del gestore. Avendo cura di effettuare periodicamente il backup degli stessi, al fine di osservare l'altra disposizione dettata in materia dell'art. 20 DM 44/2011, che al comma 3, impone al soggetto abilitato esterno di “conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta consegna (ma, aggiungiamo, anche i messaggi di invio e le ricevute di accettazione) dei messaggi trasmessi al dominio giustizia”.

Perugia, 20 Novembre 2015
Avv. Stefano Bogini