Agenda di GenIus

Uno dei primi insegnamenti che, almeno ai miei tempi, veniva dato ai praticanti (allora procuratori, ora avvocati), era il corretto rapporto con l'agenda.

Veniva insegnato che l'agenda era uno dei principali strumenti nell'esercizio della professione: l'agenda è la prima lettura del mattino; l'aggiornamento dell'agenda è il primo pensiero al ritorno dall'attività di udienza e va curata alla ricezione delle comunicazioni, notificazioni, semplici telefonate. L'agenda segna la giornata non solo dell'avvocato, ma di ogni professionista, e ne scandisce l'attività lavorativa, fra impegni di udienza, appuntamenti, contatti e scadenze.

L'importanza e l'utilità dell'agenda è stata colta da Astalegale.net, che recentemente ha incrementato l'offerta di GeniIus, inserendo nella scheda dedicata ai fascicoli, l'utilità “Agenda”.

Nel menù a tendina che si apre cliccando sulla scheda “Fascicoli”, compare ora il link all'Agenda, che consente, con poche interazioni, di avere sott'occhio tutti gli eventi registrati nei fascicoli informatizzati in cui il professionista è coinvolto.

Il programma Agenda è in grado di sincronizzare e riportare, evidenziati in colori diversi, tutti gli eventi registrati nei fascicoli, in tutti i fori in cui si abbiano pendenze e che siano stati salvati in fase di consultazione. Consente, inoltre, di effettuare ricerche su materie specifiche o su tutte le materie, a scelta dell'utente.

L'Agenda di GenIus non riporta solo udienze o provvedimenti, ma tutti gli eventi che vengono comunque registrati dalla cancelleria, sia che si tratti di avvenimenti soggetti a comunicazione, sia che si tratti di semplici annotazioni ad uso interno.

In tal modo, impostando una sincronizzazione che ricopra un arco temporale anche di vari anni a venire, si avrà la possibilità di avere l'indicazione delle udienze e delle scadenze future, minimizzando il rischio di errori nella gestione dell'agenda cartacea o digitale personale.

In particolare, l'Agenda riporta con un pallino verde gli eventi ordinari (deposito di memorie, annotazioni, provvedimenti, ecc.), in giallo le udienze ed in rosso le scadenze. Spostando il puntatore del mouse sul pallino, viene evidenziato e descritto l'evento, con possibilità di aprire il relativo fascicolo, ove già creato.

La visualizzazione può essere impostata ad anno, a mese, a settimana e a giorno e ad ogni impostazione corrisponde una diversa ricchezza di informazione, che va dall'indicazione del numero di eventi registrati, alla loro descrizione completa ed analitica.

Con un simile strumento, integrato nel programma necessario per il deposito telematico degli atti, l'uso e il controllo dell'agenda elettronica e la sua sincronizzazione, diverranno le attività iniziali della giornata lavorativa del professionista e quella da effettuare prima della chiusura.

Con un'avvertenza finale: l'agenda registra gli eventi che gli operatori di cancelleria inseriscono nei fascicoli informatizzati e non tutto è automatizzato in maniera da evitare possibili errori, sì che è sempre bene accertare l'esattezza dell'informazione riportata, specie con riferimento alla data delle udienze e a quella delle scadenze per il deposito di atti o il compimento di altre attività. Non sempre, infatti, chi calcola le scadenze e le inserisce nel fascicolo tiene conto, ad esempio, della sospensione dei termini nel periodo feriale e, sopratutto, se la materia trattata in un determinato fascicolo sia soggetta o meno alla sospensione stessa.

Il consiglio, pertanto, è di usare l'Agenda di GenIus in affiancamento a quella personale e di confrontare sempre le risultanze dell'una e dell'altra al fine di controllare l'esattezza di quanto riportato negli eventi di cancelleria.