Copie di cortesia: proposta per un cambio di prospettiva.-

Ha suscitato molto scalpore la decisione del 15/01/2015 con cui il Tribunale di Milano ha inflitto una condanna per responsabilità aggravata ad una parte che non aveva depositato la c.d. copia di cortesia (cartacea), di una memoria depositata, come per legge, in via telematica.

Ha suscitato anche un certo sgomento in tutti coloro che operano, e credono, nei vari osservatori sulla giustizia civile, che sono sorti spontaneamente in tante parti d'Italia, al fine di consentire il dialogo fra i protagonisti della giurisdizione, magistrati, avvocati, personale di cancelleria e, da ultimo, tecnici informatici dei CISIA.

Quella pronuncia appare ignorare la buona volontà dei protagonisti degli osservatori che, in maniera del tutto volontaria e senza alcun tornaconto personale, mettono a disposizione il loro tempo, le loro conoscenze e le loro capacità organizzative, per far sì che gli uffici giudiziari siano luoghi più efficienti e facili da vivere.

I protocolli, infatti, sono uno dei frutti (non l'unico e non il più significativo) degli osservatori, frutti rivelatisi assolutamente “velenosi”, nelle parti in cui hanno voluto “disciplinare” gli approcci, non sempre condivisi e condivisibili, alle novità conseguenti all'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione in ambito processuale.

La tossicità del frutto emerge in maniera evidente nelle ipotesi in cui, attraverso i protocolli, si sono volute creare prassi praeter o, addirittura, contra lege; ma la sua pericolosità è ulteriormente evidenziata dalla semplice enumerazione degli esemplari che ne sono stati prodotti.

Uno o più protocolli per ogni Foro, sì che lo svolgimento di attività in ambito processuale, sia semplicemente materiale, sia anche di altra natura, richiede il preventivo accertamento dell'esistenza di tale fonte pseudo normativa (anche se, per il Tribunale di Milano, sembra aver assunto vera e propria forza cogente) ed uno scrupoloso studio delle regole così “codificate”.

Si potrebbe quasi dire: foro che vai, procedura che trovi.

In questa attività protocollare, uno degli argomenti più trattati è quello delle c.d. copie di cortesia: versione analogica dei documenti digitali a mezzo dei quali “i difensori delle parti precedentemente costituite” devono obbligatoriamente depositare gli atti ed i documenti nell'ambito del processo civile, ex art. 16 bis, D.L. 179/2012.

Copie di cortesia destinate ai magistrati, visto che non tutti trovano agio nella lettura di documenti informatici, nonostante le possibilità di interagire con il testo, che offrono i vari strumenti di visualizzazione.

Pur non condividendo la necessità di disciplinare pattiziamente simili aspetti (e non condividendo la deriva pseudo istituzionale che hanno assunto i protocolli), è innegabile che gli strumenti a disposizione dei magistrati non agevolino il loro approccio alla lettura a video.

Ma la prospettiva che qui si vuol proporre, circa la cortesia da usare a tutto il sistema, e non solo ad uno dei soggetti che ne fanno parte, è diametralmente opposta e consiste nel rendere digitale tutto quanto non sia obbligatorio depositare telematicamente.

Le fasi della costituzione in giudizio delle parti, e le relative modalità, non sono state prese in considerazione dal legislatore dell'obbligatorietà del deposito telematico e le “autorizzazioni” emanate di caso in caso dalla DGSIA ex art. 35 DM 44/2011, che ne consentirebbero la facoltà, non lasciano tranquilli circa la loro reale efficacia.

Ed allora, in tutte le ipotesi di costituzione, l'invito è a seguire la via della prudenza e a non sostituire gli atomi con i bits, almeno fin quando il legislatore, in prima persona e con la sufficiente chiarezza, non lo preveda/permetta/imponga; dopo di che, sul numero di ruolo assegnato alla causa, si dovrebbe provvedere ad un deposito telematico “di cortesia” di tutto quanto depositato di carta: analogamente a quanto avviene nel processo amministrativo.

Il risultato sarà quello di avere evitato l'accesso in cancelleria del convenuto che abbia bisogno dei documenti prodotti dall'attore e di costui, per chiedere copia di quelli prodotti dal convenuto.

Soprattutto si avrà un fascicolo informatico completo di tutti gli atti e documenti di causa, evitando al personale di cancelleria lavoro di sportello che lo distolga da quello al terminale.

Il fascicolo informatico (a parte, al momento, i problemi di conservazione) deve essere il fulcro dell'utilizzo di questi strumenti nel processo: solo un fascicolo completo consente di sfruttare al massimo le potenzialità insite nel sistema, evitando a tutti i protagonisti attività materiali superflue e consentendo di liberare risorse per l'utilizzo in ambiti di lavoro più significativi (per quanto riguarda le cancelleria, si pensi alla presenza costante di personale in fase di accettazione dei depositi e la possibilità di affiancare come si conviene l'attività del magistrato, sia in udienza, sia come embrione dell'ufficio del processo).

Solo un fascicolo informatico completo è funzionale alla riduzione degli accessi in cancelleria e può dare un senso ad un sistema informativo e comunicativo nato vecchio, barocco, ridondante, non perfettamente “a norma” e che richiede attenzioni, interventi e specializzazioni non in linea con la formazione dei soggetti che sono chiamati ad utilizzarlo.

Tale sistema oramai c'è, nel bene e nel male: cerchiamo di sfruttarlo in maniera che possa fornire tutte le utilità che è in grado di dare.